Datenschutzerklärung des KATT e.V. für Mitglieder
und Antragsteller auf Mitgliedschaft
Mitglieder in diesem Sinne sind Personen, die als Mitglied aufgenommen sind/werden und/oder einen Mitgliedsantrag gestellt haben.
Verantwortlicher der Datenverarbeitung:
KATT e.V., Pfannkuchstr. 3a, 76185 Karlsruhe, vertreten durch die Vorstandsmitglieder Elena Belzer, Thomas Waetke und Wolfgang Vogel.
Telefon: 0176 11793675, E-Mail: office@kattev.de
Welche Daten erheben wir?
Über den Mitgliedsantrag verarbeiten (d.h. erheben, speichern und verwenden) wir Ihren Vornamen, Ihren Nachnamen, Ihre Postanschrift, Ihr Geburtsdatum, sofern angegeben Ihre E-Mailadresse, Ihre Telefonnummern, Ihre Bankverbindung sowie Ihre Unterschrift.
Wenn Sie den Mitgliedsantrag online über die Webseite einreichen, gilt zudem die dort hinterlegte Datenschutzerklärung für die Datenverarbeitung über die bzw. auf der Webseite.
Es kann sein, dass wir im Verlauf der Mitgliedschaft weitere Daten verarbeiten, deren Art und Inhalt sich aus der jeweiligen Abfrage ergibt.
Sollten Fotoaufnahmen von Ihnen erstellt werden, holen wir dazu Ihre Einwilligung ein und Sie werden separat über die Datenverarbeitung informiert.
Sollten Sie uns freiwillig ein Foto von Ihnen zukommen lassen, ergeben sich Zwecke der Verwendung aus der Absprache mit Ihnen.
Angabe der Zwecke:
Wir verarbeiten die Daten zu dem Zweck der Begründung und Durchführung des Mitgliedsvertrages. Dazu gehört auch die Information über das Vereinsgeschehen und die Einladung zu Veranstaltungen, insbesondere die Einladung zur Mitgliederversammlung; derlei Informationen und Einladungen versenden wir postalisch, aus Kostengründen soweit E-Mail-Adressen vorhanden sind per E-Mail.
Rechtsgrundlagen:
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, die Anbahnung und Durchführung eines Vertragsverhältnisses.
Nach Beendigung des Mitgliedervertrages oder nach Ablehnung des Mitgliedsantrags gespeicherte Daten verarbeiten wir auf Grundlage des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist damit begründet, dass wir die Daten zu Nachweiszwecken aufbewahren.
Soweit wir Daten aus steuer- und handelsrechtlichen Bestimmungen aufbewahren müssen, geschieht dies zudem auf Grundlage des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO.
Weitergabe an Dritte:
Eine „Weitergabe“ im Rahmen einer Auftragsverarbeitung erfolgt an den Anbieter der von uns eingesetzten Vereinssoftware easyVerein, die Fa. SD Software-Design GmbH, Basler Landstr. 8, 79111 Freiburg. Die von easyVerein betriebenen Server befinden sich innerhalb der EU. Wir haben mit easyVerein einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
Eine „Weitergabe“ im Rahmen einer Auftragsverarbeitung erfolgt auch für das Hosting der Webseite und Mailadressen, über das wir auch die Newsletter und Mails versenden. Es handelt sich dabei um die Fa. Jimdo GmbH, Stresemannstr. 375, 22761 Hamburg; demnächst erfolgt ein Umzug auf einen anderen Anbieter, der aber auch seinen Sitz in Deutschland hat.
Wir nutzen teilweise zur internen Kommunikation (z.B. Helfer) WhatsApp. Hier haben Sie bereits mit der Anmeldung bei WhatsApp den Bedingungen des Anbieters Meta zugestimmt.
Die Kommunikation über die vereinseigenen Mobiltelefone/-nummern erfolgt über den Hoster 1und1.
Im Übrigen geben wir Ihre Daten ohne Ihre Zustimmung nicht an Dritte weiter.
Dauer der Speicherung:
Kommt ein Mitgliedsvertrag nicht zustande, löschen wir die Daten eine angemessene Zeit, nachdem wir davon ausgehen dürfen, dass keine Ansprüche gegen uns aus der Ablehnung bzw. Nichtaufnahme erhoben werden, was in der Regel 6 Monate nach Ablauf des Monats, in dem die Ablehnung/Absage erfolgt ist, anzunehmen ist.
Im Übrigen verarbeiten wir Ihre Daten bis zum Austritt oder Ausschluss aus dem Verein nach folgender Maßgabe:
Ist Korrespondenz mit enthaltenen personenbezogenen Daten als Handels- bzw. Geschäftsbrief i.S.d. § 257 Absatz 1 Nr. 2 HGB einzuordnen, unterliegen wir diesbezüglich einer Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. Korrespondenz bzw. Dokumente mit enthaltenen personenbezogenen Daten im Sinne von Handelsbüchern, Jahresabschlüssen usw. i.S.d. § 257 Absatz 1 Nr. 1 HGB unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, Buchungsbelege i.S.v. § 257 Absatz 1 Nr. 4 i.V.m. § 238 HGB von 8 Jahren. Gibt es Grund zu der Annahme, dass im Nachgang zu einer Korrespondenz ein Beweis hierüber von uns geführt werden muss, speichern wir die Daten bis zur regelmäßigen Verjährung von Ansprüchen, in der Regel also über drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Korrespondenz geführt wurde. Eine anderweitige Verarbeitung dieser Daten erfolgt nicht. Für den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten stellen wir sicher, dass lediglich die Vorstandsmitglieder Zugang zu diesen Daten haben. Gesetzliche Änderungen dieser Fristen können die vorstehenden Fristen entsprechend verkürzen oder verlängern.
Erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, werden die Daten gelöscht, wenn das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung der gegenseitigen Interessen zu einem anderen Ergebnis kommt oder Sie nach Art. 21 DSGVO wirksam Widerspruch eingelegt haben. Es wird regelmäßig, mindestens jährlich überprüft, ob das berechtigte Interesse noch besteht. Für den Zeitraum nach Widerspruch bzw. Wegfall unseres Interesses stellen wir sicher, dass lediglich die Geschäftsleitung Zugang zu diesen Daten hat.
Wir speichern die Daten jedenfalls so lange, bis keine Ansprüche mehr aus dem Mitgliedsvertrag, der Beendigung, der Korrespondenz bzw. der Mitgliederbeziehung geltend gemacht werden können, also bis zum Eintritt der Verjährung. Die allgemeine Verjährungsfrist nach § 195 BGB beträgt drei Jahre. Bestimmte Ansprüche, wie beispielsweise Schadensersatzansprüche, verjähren jedoch erst in 30 Jahren (vgl. § 197 BGB). Besteht berechtigter Anlass anzunehmen, dass dies im Einzelfall relevant ist, speichern wir die personenbezogenen Daten über diesen Zeitraum. Die genannten Verjährungsfristen beginnen mit dem Ende des Jahres (also am 31.12.), in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste oder bis zum rechtskräftigen Ende eines Gerichtsverfahrens, je nachdem, welche Aufbewahrung länger andauert. Eine anderweitige Verarbeitung dieser Daten erfolgt nicht. Für den Zeitraum der Verjährung bzw. ggf. darüberhinausgehende Gerichtsverfahren stellen wir sicher, dass lediglich Vorstandsmitglieder Zugang zu diesen Daten haben.
Ihre Rechte:
Sie haben das Recht, von uns unentgeltlich eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, dann haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen, die Sie Art. 15 DSGVO entnehmen können.
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO vorliegt.
Soweit wir personenbezogene Daten auf der Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten (also wegen berechtigten Interessen), haben Sie das Recht jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten bei uns Widerspruch einzulegen. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder aber, wenn wir die betreffenden Daten von Ihnen zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, so werden wir Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten (vgl. Art. 21 DSGVO).
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegt.
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber uns geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber uns das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, wenn die Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO vorliegen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet durch uns nicht statt.
Sie haben jederzeit unbeschadet anderweitiger Rechte das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt.
Wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung durch KATT e.V. haben, stehen wir per E-Mail an office@kattev.de gerne zur Verfügung.
Stand: 11.08.2025